FAQ – Administrateurs Clubs
The content of this page is only available in French
Aux administratrices et administrateurs des Clubs FADOQ – Région des Laurentides, une foire aux questions a été mise en place afin que vous puissiez trouver rapidement des réponses à vos questions dans le cadre de vos fonctions. Vous trouverez donc ci-bas une liste de questions fréquemment posées par vos homologues.
Communication
À venir
Comptabilité
Où puis-je trouver les procédures de gestion de la petite caisse ?
- Vous pouvez consulter la Politique numéro 8 dans le Guide des administrateurs à la page 169. Pour lire le contenu de cette politique cliquer ici.
Qu’est-ce qu’une pièce justificative ?
- Une pièce justificative est un document attestant et prouvant qu’une opération a été effectuée, conformément à la politique dûment adoptée par votre conseil d’administration. Une pièce justificative peut être le reçu d’achat qui vous est remis lors d’une transaction, ou encore un document signé attestant que vous avez effectué une demande de remboursement. Ces pièces sont essentielles à la justification de chacune des opérations écrites dans les livres. Elles prouvent la véracité des informations consignées dans les livres comptables.
Lorsque la mise en place d’une politique n’est pas évidente, que peut-on faire ?
- Pour implanter une nouvelle politique, consultez le Guide des administrateurs, imprimez la politique que vous souhaitez implanter et présentez-la à votre CA pour adoption. Vous pouvez la modifier afin qu’elle réponde au mieux à vos besoins. Si le problème consiste en ce qu’une politique déjà existante dans votre club n’est pas respectée, ou est peu respectée malgré vos efforts, vous pouvez communiquer avec votre secrétariat régional, club@fadoqlaurentides.org qui pourra vous proposer un accompagnement personnalisé.
Existe-il un gabarit pour gérer le remboursement des dépenses ?
Comment émettre un reçu d’impôt pour activités physiques ?
- Ce crédit d’impôt n’existe plus depuis 2023. Vous ne pouvez donc plus émettre de reçus d’impôt à ce titre.
Quelle est la répartition des revenus générés par les cartes de membre ?
- Ce point est abordé dans la formation : Atelier Vos enjeux 1 : la facturation. Votre réponse se trouve à la diapositive deux. Cliquer sur le lien suivant qui vous mènera au document Atelier facturation clubs.
Comment produire une demande de subvention, quels sont les renseignements à fournir ?
J’ai reçu un dépôt dans le compte bancaire du club en provenance du bureau provincial de la FADOQ ; de quoi s’agit-il ?
- C’est une ristourne offerte par des commandites en fonction d’une entente intervenue entre eux et le secrétariat provincial FADOQ.
Qu’avons-nous à faire au niveau du registraire des entreprises ?
- L’explication des démarches vous est présentée dans l’Atelier Je suis trésorier (Partie 2). Vous pouvez consulter la page 28 du document de soutien en cliquant sur le lien suivant : Différents rapports à produire.
Est-ce que j’ai l’obligation d’accepter, lors de nos activités, un participant qui a une carte de membre émise par un autre club FADOQ ?
Est-ce que j’ai besoin d’un permis d’alcool pour offrir du vin lors d’un souper spaghetti ?
- La réponse dépend du contexte dans lequel il est offert. Sera-t-il vendu ou offert gratuitement aux participants ? Consultez la section Cahier de références – permis et licences, plus précisément la page 297 (permis d’alcool) du Guide des administrateurs en cliquant ici.
Gouvernance
À venir
Programmes sociaux
À venir
Projets ponctuels
À venir
Secrétariat
Quelle est la différence entre processus et procédure ?
- « Plus clairement, un processus désigne l’action ou l’ensemble d’actions à mettre en place dans l’entreprise, tandis que la procédure se réfère « comment », soit la façon de l’effectuer », Techsmith.
Quelle est la différence entre un projet d’ordre du jour et un ordre du jour ?
- Le projet d’ordre du jour accompagne un avis de convocation et devient un ordre du jour après son adoption en début de réunion par les participant.e.s. Cependant, « Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des points qui ont trait à l’objet de la réunion. Il n’y a pas dans ce cas de projet d’ordre du jour, mais seulement un ordre du jour définitif. » Office de la langue française, Banque de dépannage linguistique.
Que veut dire quorum ?
- Nombre minimal de membres qui doivent être présents pour que la réunion puisse se tenir. Ce nombre est prescrit par la charte du club et inscrit dans les règlements généraux .
Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ?
- « Acte juridique énonçant l’ensemble des règles de fonctionnement d’un organisme, d’un groupement (…) Dans une société ou une association, les statuts se distinguent du règlement intérieur en ce qu’ils forment l’acte constitutif du groupement (ils indiquent son nom, son objet, sa composition, etc.), alors que le règlement ne fait que régir son fonctionnement. », Grand dictionnaire terminologique, Office québécois de la langue française.
Qu’est-ce que des règlements généraux ?
- « Les règlements généraux constituent ‘les règles du jeu’ ou ‘la loi cadre’ de la corporation. Ils définissent les responsabilités et les pouvoirs des membres et des instances décisionnelles, et fixent les règles à suivre dans certaines circonstances. Au minimum, ils situent le lieu du siège social de la corporation, définissent ce que sont les membres, les assemblées des membres, le conseil d’administration, les règles de nomination et de destitution des membres, des administrateurs et des dirigeants. Ils encadrent les dispositions financières et la façon de modifier ces mêmes règlements. Ils peuvent, en outre, contenir toute disposition qui est jugée utile pour encadrer le fonctionnement de la corporation », Bel.uqtr.ca, Soutenir et développer le bénévolat. Fiche : Savoir – Quel est le contenu des règlements généraux, et La corporation sans but lucratif au Québec : aspects théoriques et pratiques, de Me Paul Martel.
Qu’est-ce qu’une résolution ?
- « La résolution est un acte par lequel » une Assemblée ou un Conseil d’Administration « émet un avis sur une question déterminée ». Larousse. « Acte par lequel, après réflexion, on décide volontairement d’accomplir quelque chose », Dictionnaire Larousse, https://www.larousse.fr. Synonymes : « décision, dessein, détermination, disposition, intention, option, parti, propos », Dictionnaire Larousse.
- « Une résolution du conseil d’administration est un document écrit décrivant une action autorisée par le conseil d’administration d’une société » Wonder.Legal Québec.
- « Une résolution est une décision de la personne morale que constitue une organisation incorporée ou même une association non incorporée. Elle a force de « loi » à l’intérieur e l’organisme et présente à l’extérieur la position de l’organisme, que ce soit pour la conclusion d’un contrat ou une demande de financement. Pour engager l’organisme, une résolution doit être prise par une instance et selon les règlements généraux définis par la corporation. » Soutenir et développer le bénévolat, portail des gestionnaires et des bénévoles, fiche Savoir-faire – Qu’est-ce qu’adopter une résolution.
En quoi consiste le rôle et les responsabilités du poste de secrétaire?
- Pour en savoir plus sur vos rôles et responsabilités, vous pouvez assister à la formation Je suis secrétaire (Partie 1) qui est offerte en automne. Sinon, vous pouvez consulter le document de référence Je suis secrétaire (Partie 1) en cliquant ici ou en consultant l’équipe Teams Clubs affiliés à la FADOQ-RLS. Vous pourrez le retrouver dans le canal 05 Le secrétariat sous la rubrique fichiers puis formations.
Le mandat de notre secrétaire tire bientôt à sa fin. Comment puis-je faciliter le transfert d’information ?
- La direction régionale à mis à la disposition de chaque club une plateforme de partage des documents un One drive club. C’est un lieu de dépôt de documents sécurisé et collectif que chaque administrateur a la possibilité d’utiliser. Ainsi vous obtenez un espace de partage commun accessible à tous avec la possibilité de gérer le mode de partage des documents. Si vous souhaitez en savoir davantage, vous pouvez nous faire part de votre intérêt et demandes en nous écrivant à l’adresse suivante : club@fadoqlaurentides.org. Si vous êtes moins habile avec One drive, sachez qu’il est possible de recevoir un accompagnement. Il faut simplement le spécifier dans votre courriel.
Service à la clientèle
À venir
Sports et loisirs
Il nous manque des bénévoles animateurs pour offrir à nos membres certaines activités. Comment pouvons-nous recruter des bénévoles?
- Connaissez-vous le site web Je bénévole ? Il offre un espace aux organisations qui ont besoin de recruter des bénévoles. Il fonctionne un peu comme le site d’Emploi Québec, c’est-à-dire qu’il regroupe et diffuse les demandes de bénévolat. Les personnes désireuses d’offrir leur temps comme bénévoles naviguent à travers les offres de bénévolat. L’offre indique le nom de l’organisation, les responsabilités à attribuer, les tâches à effectuer, le nom et les coordonnées du responsable. C’est un site gratuit et reconnu dans le milieu des organismes communautaires. Pour le visiter, vous pouvez cliquer sur le lien suivant : https://www.jebenevole.ca/. Si vous ne savez pas comment rédiger une offre de bénévolat, vous pouvez vous inspirer de celles disponibles sur le site Je bénévole en cliquant ici ou de celles publiées sur le site de la FADOQ-RLS en cliquant ici.
- Si vous sentez le besoin d’être accompagné dans votre démarche de recrutement ou de rédaction, vous pouvez nous en faire part en nous écrivant à l’adresse courriel suivante : club@fadoqlaurentides.org. Cette adresse est la porte d’entrée pour toute demande faite à la FADOQ-RLS par un club.
Il est parfois difficile de savoir si nos membres ont réellement apprécié l’activité que le club leur a offert. Que nous suggérez-vous ?
- Lors de la prochaine assemblée générale annuelle (AGA) de la FADOQ-RLS, nous vous proposerons de participer à un atelier pratique qui traitera des défis liés à la planification, l’organisation, la coordination et l’évaluation des activités offertes à vos membres. Les thématiques suivantes seront abordées : le recrutement de bénévoles, la rétroaction des participants, la diffusion de programmes d’activités et l’adaptabilité des activités. Nous pourrons vous en dire plus lors du Forum des administrateurs en septembre 2024.
Nous avons besoin de recevoir une formation en premiers soins. Donnez-vous une formation reconnue qui permettrait aux responsables d’activités d’avoir leur carte de premiers soins à jour ?
- Grâce au sondage : validation de enjeux vécus par les administrateurs (cliquer ici pour le remplir), vous pouvez signaler votre besoin. Nous demanderons aux clubs concernés de nous transmettre le nom des administrateurs, animateurs et responsables qui sont à la fois intéressés à suivre cette formation et assument une responsabilité en regard de laquelle il est pertinent de recevoir cette formation. Si vous avez déjà le nom de ceux et celles qui souhaitent être formés, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : club@fadoqlaurentides.org.
Nous aimerions diffuser plus largement le programme d’activités de notre club. Pouvez-vous nous aider?
- Vous pouvez partager votre programmation via une infolettre. Si vous n’avez pas votre propre infolettre, nous pouvons vous aider à la créer lors d’une formation OWF (prochaines dates de formations à venir). Si vous avez des questions sur les outils ou le programme de la formation, vous pouvez communiquer avec la personne responsable des communications à l’adresse courriel suivante : club@fadoqlaurentides.org.
Notre club aimerait organiser une journée dédiée au Whist militaire. Pouvez-vous nous dire quels clubs pourraient être intéressés à y participer?
- Vous pouvez consulter notre tableau : “Popularité des activités – par club et secteur” en cliquant sur le lien suivant : consulter le document.
Nous aimerions offrir davantage d’activités à nos membres, mais nous sommes à court d’idées et de temps. Avez-vous quelque chose à nous proposer?
- Afin de vous soutenir dans votre effort pour bonifier l’offre de services des clubs affiliés et/ou de la FADOQ-RLS, nous avons entrepris de systématiser l’analyse des offres de services que nous recevons d’organisations et d’entreprises qui souhaitent collaborer avec nous. Nous utilisons un filtre de pertinence afin d’évaluer ces prestataires et leurs offres. Cette démarche est en cours et nous en partagerons les résultats avec vous.
Il est difficile d’avoir accès aux subventions en sports, loisirs et culture. Où pouvons-nous nous renseigner?
- Les subventions en sports et loisirs sont annoncées annuellement par Loisirs Laurentides par le biais de son programme d’aide financière aux infrastructures récréatives, sportives et de plein air (PAFIRSPA). Vous pourrez en savoir davantage en consultant leur site web : loisirslaurentides.com/soutien-financier.
J’aimerais organiser une activité de baseball poche, mais nous manquons d’équipements pour le faire. Pouvez-vous nous aider?
- Le programme “Population active” vous permet d’acheter le matériel et l’équipement dont vous aurez besoin tout au long de votre programme d’activités annuelle. En cas d’imprévus ou d’ajout à votre programme, vous pouvez opter pour un prêt interclubs de matériel ou d’équipement. Plusieurs clubs s’organisent entre eux de cette façon. Si vous ne savez pas vers quel club vous tourner pour un prêt interclubs, consultez notre tableau : “Popularité des activités – par club et secteur” en cliquant sur le lien suivant : consulter le document (lien à venir).
- Ce tableau*, mis à jour annuellement, présente la liste des activités offertes et des clubs qui les proposent afin de faciliter vos recherches. La première colonne identifie l’activité, et les colonnes suivantes identifient les clubs. Un crochet indique que l’activité est proposée par ce club. En un coup d’œil, vous pourrez voir quel club offre l’activité de votre choix.
- Vous pouvez demander de l’assistance de Patrick Melanson en lui écrivant à l’adresse suivante : patrick@fadoqlaurentides.org.
*Le tableau présente les activités des clubs qui nous ont envoyé leur programme. Votre participation est essentielle pour que toutes et tous aient accès à un document complet.
